Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word

Tutorial ini membahas cara memberi format pada data mail merge di Microsoft Word. Antara lain: format font, membuat huruf besar dan huruf kecil, membuat format untuk tanggal, simbol mata uang, serta pemisah angka ribuan dan desimal.

Cara 1: Memberi Format Teks pada Data Mail Merge

Misalnya Anda sudah menggabungkan dokumen utama Word dengan sumber data mail merge, baik dari Excel atau sumber lainnya. Selanjutnya data yang digabung, yang disebut dengan data field, ingin diberi cetak tebal atau diubah ukuran dan tipe font-nya. Cara memformatnya adalah sebagai berikut.

Langkah-langkah:

• Pada dokumen mail merge Word, pilih field yang ingin diberi format, termasuk kurung siku ganda (« »).
• Pada tab Home, grup Font, pilih format yang diinginkan.

Untuk cara ini, kita bisa memberi format berikut pada data mail merge:

1. Mengganti ukuran dan tipe font.
2. Memberi cetak tebal (CTRL + B), cetak miring (CTRL + I), dan garis bawah (CTRL + U).
3. Mencoret teks.
4. Memberi format subscript (CTRL + =) dan superscript (CTRL + SHIFT + +).
5. Memberi highlight pada teks.
6. Mengganti warna.

Sedangkan untuk merubah teks ke hurut besar (kapital) atau huruf kecil, kita perlu menambahkan kode khusus seperti yang diuraikan pada cara berikut ini.

Cara 2: Membuat Huruf Besar dan Huruf Kecil pada Data Mail Merge

Pada cara ini, kita akan memberi format pada teks dengan menambahkan kode yang disebut dengan formatting switchpada kode field mail merge.

Langkah-langkah:

1. Pada dokumen mail merge Word, tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field. Contoh kode field: { MERGEFIELD Nama }.
2. Di samping nama field, tekan spasi dan ketik salah satu kode berikut:
   
   \* Capsuntuk membuat huruf pertama setiap teks menjadi huruf besar.
   Contoh: Lorem Ipsum Dolor Sit Amet.
   \* FirstCap
   untuk membuat huruf pertama di teks yang pertama menjadi huruf besar.
   Contoh: Lorem ipsum dolor sit amet.
   \* Upper
   untuk membuat semua huruf menjadi huruf besar.
   Contoh: LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET.
   \* Lower
   untuk membuat semua huruf menjadi huruf kecil.
   Contoh: lorem ipsum dolor sit amet.
3. Selanjutnya, tekan tombol ALT + F9 lagi untuk menyembunyikan kode field.

Lihat di sini: Cara Merubah Huruf menjadi Huruf Kapital atau Kecil di Excel.

Cara 3: Memberi Format Angka, Simbol Mata Uang, dan Tanggal pada Data Mail Merge

Bila Anda menggunakan sumber data Excel, maka Anda bisa menggunakan petunjuk di tutorial ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word, untuk menampilkan format angka, mata uang, persentase, dan tanggal.

Selain itu, kita juga bisa menggunakan switch, yaitu kode khusus yang ditambahkan pada kode field untuk membuat format tertentu pada data mail merge di Microsoft Word.

Langkah-langkah:

1. Pada dokumen mail merge Word, tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
   Tip: tekan kembali tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field.
2. Selanjutnya, di samping nama field, tekan spasi dan ketik seperti berikut:
   • Pemisah Angka Ribuan
     Contoh: menampilkan angka 1255116 menjadi 1.255.116 pada field bernama Angka.
     
     Tambahkan switch (dalam cetak tebal) pada kode field seperti contoh berikut:
     { MERGEFIELD Angka \# #.### }
   • Pemisah Desimal
     Contoh: menampilkan angka 2250000 menjadi 2.250.000,00 pada field bernama Angka.
     
     Tambahkan switch pada kode field seperti contoh berikut: 
     { MERGEFIELD Angka \# #.###,00 }
   • Simbol Mata Uang
     Contoh: menampilkan angka 167782 menjadi Rp167.782 pada field bernama Angka.
     
     Tambahkan switch pada kode field seperti contoh berikut:
     { MERGEFIELD Angka \# Rp#.### }
   • Format Tanggal
     
     Contoh 1: menampilkan format tanggal 14 Januari 2014. Cara ini berguna untuk menseragamkan format tanggal sesuai yang kita inginkan, walaupun format di sumber data (seperti Excel) memiliki format yang berbeda, misalnya 14-01-2014 atau 14/01/2014.
     
     Tambahkan switch pada kode field seperti contoh berikut:
     { MERGEFIELD Tanggal \@ " dd MMMM yyyy" }
     Contoh 2: menampilkan format tanggal 14-01-2014.
     Tambahkan switch pada kode field seperti contoh berikut:
     { MERGEFIELD Tanggal \@ " dd-MM-yyyy" }