Mengenal Kontrak Payung: Syarat, Tujuan, dan Kelebihannya
Apa yang ada di pikiran Anda ketika mendengar istilah Kontrak Payung? Bukan berarti tandatangan kontraknya di bawah payung lho ya, akan tetapi kontrak payung sendiri diambil dari istilah Bahasa Inggris, yaitu Framework Contract. Berikut di bawah ini kami jelaskan mengenai apa itu kontrak payung, kelebihan, mekanisme dan contohnya.
Kontrak merupakan salah satu kegiatan pengadaan barang/jasa yang penting untuk diperhatikan. Pelaksanaan kontrak dilaksanakan oleh kedua belah pihak, yaitu Penyedia dan Pejabat Penandatangan Kontrak. Penyusunan rancangan kontrak bertujuan sebagai pedoman bagi Pokja Pemilihan dalam proses pemilihan dan pedoman bagi Penyedia dalam menyusun penawaran. Salah satu kontrak yang sering digunakan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa adalah kontrak payung. Berikut penjelasan secara lengkap mengenai kontrak payung.
 |
| Ilustrasi Kontrak Payung |
Mengenal Kontrak Payung
Kontrak Payung (Framework Contract) adalah perjanjian dengan satu atau sejumlah penyedia untuk melakukan pengadaan barang/jasa dengan menetapkan harga satuan (syarat dan kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian selama masa perjanjian berlaku).
Dalam lelang barang/jasa pemerintah, kontrak payung digunakan untuk catalog (E-purchasing) dan non catalog. Kontrak payung non catalog dapat digunakan dengan beberapa kondisi sebagai berikut.
a. Satu pengguna untuk satu tahun
Suatu kontrak untuk K/L/PD dengan waktu satu tahun dan harga satuan sudah pasti, namun untuk volume belum pasti. Misal untuk pengadaan obat, makan minum dsb.
b. Satu pengguna untuk beberapa tahun
Suatu pengadaan barang/jasa dilakukan oleh K/L/PD untuk kebutuhan K/L/PD tersebut secara kontrak payung untuk beberapa tahun. Misalnya pengadaan cleaning service.
c. Banyak pengguna satu tahun
Suatu pengadaan barang/jasa dilakukan oleh K/L/PD yang ditunjuk untuk melakukan kontrak payung, yang dapat melayani kebutuhan banyak K/L/PD untuk satu tahun. Misalnya pengadaan makan minum, pengadaan baju seragam, dan lainnya.
d. Banyak pengguna dan beberapa tahun
Suatu pengadaan barang/jasa dilakukan oleh K/L/PD yang ditunjuk untuk melakukan kontrak payung, yang dapat melayani kebutuhan banyak K/L/PD untuk beberapa tahun. Contoh pengadaan ATK, pengadaan baju seragam, dsb.
Syarat dan Kriteria Barang/Jasa yang dapat Digunakan dalam Kontrak Payung
Pengadaan Barang/Jasa yang umumnya kita kenal dengan menggunakan Kontrak Payung adalah misalnya pengadaan obat pada rumah sakit, pengadaan alat tulis kantor (ATK), jasa tata boga, pengadaan kendaraan dinas, jasa layanan perjalanan (travel agent), pengadaan material, dan pekerjaan/jasa lain yang sejenis. Lalu apa saja syarat dan kriteria barang/jasa yang dapat dilaksanakan dengan jenis Kontrak Payung? Berikut penjelasannya.
- Persyaratan dapat dipahami dengan baik, yaitu bahwa barang/jasa hendaknya merupakan item yang didefinisikan dengan mudah sehingga dalam menyusun persyaratan barang/jasa dapat dilakukan dengan mudah;
- Persyaratan kebutuhan yang berulang, yaitu penggunaan barang/jasa setiap tahunnya selalu ada permintaan rutin
- Persyaratan yang sederhana dan bersifat komoditas, yaitu barang/jasa secara sederhana merupakan satu kesatuan yang utuh dan dalam penyusunan anggarannya bukan merupakan bagian dari suatu paket kegiatan;
- Persyaratan dengan volume pemesanan bervariasi, yang artinya diawal tahun anggaran kebutuhan pengguna/SKPD belum terukur dengan baik dan penggunaannya belum bisa ditentukan secara tepat.
Tujuan Menggunakan Kontrak Payung dalam Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa
Kontrak Payung merupakan kontrak yang memayungi beberapa kontrak dalam bentuk Kontrak Harga Satuan antara Pejabat Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi dengan Penyedia Barang atau Jasa. Tujuan dari kontrak payung adalah:
- Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses serta administrasi pengadaan;
- Memperoleh cost reduction karena dilakukan agregasi belanja;
- Menjamin ketersediaan supply untuk jenis barang/jasa yang tertentu atau yang bersifat mendesak (urgent);
- Ter-standarisasinya proses pengadaan atau spesifikasi barang/jasa yang dicantumkan dalam Kontrak Payung;
- Pengelolaan pengadaan yang lebih baik untuk pengadaan yang bersifat berulang atau volume kecil;
- Pengolahan rantai supply yang lebih baik;
- Mendukung pelaksanaan kebijakan pemerintah;
- Meningkatkan kemampuan industri dalam menyediakan kebutuhan pemerintah.
Kontrak Payung pada Jasa Konsultansi
Pada pekerjaan pengadaan jasa konsultansi, Kontrak Payung akan mengikat Penyedia Jasa Konsultansi dalam periode waktu tertentu untuk menyediakan jasa, dimana waktunya belum dapat ditentukan. Penyedia tersebut tentunya telah memenuhi/lulus persyaratan yang ditetapkan. Contoh Kontrak Payung yang digunakan untuk pekerjaan jasa konsultansi misalnya untuk Pengadaan Jasa Konsultansi dalam rangka penasihatan hukum, penyiapan proyek strategis nasional, dan penyiapan proyek dalam rangka kerjasama pemerintah dan badan usaha.
Kontrak payung bukanlah kontrak multiyears
Kontrak Payung tidak sama dengan Kontrak Multiyears. Berikut ini perbedaan diantara keduanya.
- Kontrak Multiyears harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari Menkeu dan DPR. Jika Pemerintah Daerah harus mendapatkan persetujuan dari kepala daerah dan DPRD.
- Kontrak Multiyears cenderung untuk pekerjaan bersifat proyek besar sedangkan Kontrak Payung untuk pekerjaan rutin, yang berulang ada setiap tahun.
- Kontrak Multiyears untuk anggarannya akan pasti ada untuk tahun-tahun berikutnya, karena sudah ditandai sebagai Kontrak Multiyears, yang berati sudah dijamin anggarannya. Sedangkan untuk kontrak payung, untuk anggaran di tahun berikutnya akan pasti ada karena bersifat rutin untuk pelayanan atau mendukung kinerja K/L/PD.
Kelebihan Kontrak Payung
Mengapa menggunakan Kontrak Payung? Sudah barang tentu, jawaban-jawaban tersebut harus melingkupi kelebihan/keunggulan kontrak payung dibanding dengan jenis kontrak yang lainnya. Alasan diperlukannya Kontrak Payung, yaitu untuk mengurangi waktu proses pengadaan (reduce time), menurunkan harga kontrak (reduce cost), mengurangi risiko tiadanya barang/jasa (reduce risk), dan pekerjaan berulang dari waktu ke waktu. Penjelasan lebih lanjut di bawah ini.
1. Mengurangi Waktu Proses Pengadaannya (Reduce time)
Kontrak payung bisa digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat perkiraan volumenya, maksudnya yaitu penyedia menyatakan bisa memenuhi kebutuhan pengguna, sedangkan pengguna masih bersifat perkiraan. Kebutuhan adanya penyedia sudah terpenuhi, tetapi transaksinya bersifat situasional.
Sekain itu, kontrak payung dapat digunakan untuk banyak pengguna dan dapat dikembangkan untuk beberapa tahun. Pengguna yang lain tidak perlu melakukan proses pengadaaan berulang atau jika barang/jasa diperlukan untuk beberapa tahun, cukup dilakukan satu kali saja pengadaannya.
2. Menurunkan Harga Kontrak (Reduce cost)
Dengan kondisi kontrak payung yang bisa digunakan untuk beberapa pengguna atau untuk beberapa tahun, maka akan membuka pasar lebih besar atau membuat volume semakin besar, tentunya hal demikian akan mendorong harga lebih seragam, lebih murah dan efisien.
3. Mengurangi Risiko Tiadanya Barang/Jasa (Reduce Risk)
Proses-proses pengadaan yang dimulai dari kesiapan dan pelaksanaannya memerlukan waktu. Dengan adanya pengadaan secara kontrak payung, yang pengadaannya tidak perlu menunggu adanya kepastian anggaran, menjadikan transaksi pengadaan pada saat adanya kepastian anggaran menjadi bisa langsung dieksekusi. Kebutuhan adanya barang jasa pada dipenuhi secara cepat karena penyedia, spek, harga dsb sudah tersedia.
4. Pekerjaan berulang dari waktu ke waktu
Pekerjaan yang senantiasa berulang-ulang dari waktu ke waktu dengan proses pengadaan yang mengiringinya akan menimbulkan ketidakefisienan dari sisi proses. Pengadaan secara kontrak payung memungkinkan sekali pengadaan yang berulang dilakukan sekali saja. Dengan pelaksanaan secara kontrak payung yang diharapkan harganya menjadi turun. Bisa harganya memang tetap namun dapat mengurangi risiko tiadanya barang/jasa (reduce risk) dan mengurangi waktu proses pengadaan dan masalahannya (reduce time) akan mendukung kinerja organisasi.
Kontrak payung dapat dilakukan untuk kontrak satu tahun saja dan dapat untuk beberapa tahun. Berapa batasan tahunnya? Tidak ada batasan yang tetap. Batasan kontrak payung untuk beberapa tahun dibatasi dengan analisa seperti cepatnya perubahan teknologi alat, perubahan metodologi kerja atau perubahan kompetensi dan mungkin efisiensi harga. Dengan analisa seperti itu maka batasan waktu kontrak payung sekitar tiga sampai lima tahun.
Volume Kontrak Payung
Sebagaimana diketahui sebelumnya, Kontrak Payung digunakan dalam hal pengadaan atau pekerjaan yang akan dilaksanakan secara berulang dengan spesifikasi yang pasti, namun volume dan waktu pemesanan belum dapat ditentukan.
Volume kontrak payung diartikan bahwa kebutuhan masih bersifat perkiraan (tidak fixed), sehingga realisasi dapat tidak sejumlah volume di kontrak, sedangkan kesanggupan penyedia merupakan hal yang pasti. Kalau penyedia masih tidak pasti akan menimbulkan risiko ketersediaan.
Kontrak payung cenderung kepada harga satuan yang tetap. Untuk perubahan/penyesuaian harga, saat ini yang dapat diterima adalah perubahan harga untuk tenaga kerja karena adanya penetapan kenaikan upah minimal provinsi (UMP). Jadi, ketika berkontrak payung untuk kebersihan kantor, untuk biaya tenaga kerja akan mengakami penyesuaian ketika ada perubahan UMP.
Bagaimana Pencantuman Kontrak Payung pada Rencana Umum Pengadaan (RUP)?
RUP mencantumkan pengadaan barang/jasa dengan model kontrak payung untuk tahun berkenaan saja. Misalkan pada Pengadaan Cleaning Service kantor untuk tahun anggaran 2019 sebesar Rp. 4 milyar, maka RUP 2019 dicantumkan sebesar Rp 4 milyar, selama tiga tahun masih tetap secara kontrak payung. Selanjutnya untuk tahun 2020 dan 2021, tidak perlu dilakukan pelelangan, di RUP 2020 dan RUP 2021 dicantumkan Rp. 4 milyar dengan keterangan telah dikontrak payungkan.
Jadi pada tahun 2019 kita melelangkan sebesar Rp 4 milyar dengan HPS sama atau kurang dari Rp 4 milyar, dengan skema kontrak payung tiga tahun.
Sumber:
- Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
- Perlem LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia
